Cómo aplicar las 5S en cualquier lugar
¿Qué son las 5S?
El método de las 5S es una herramienta Lean desarrollada por empleados de Toyota, que forma parte del TPS (Toyota Production System), que es a su vez el origen del Lean.
¿Para qué sirven?
El método de las 5S sirve para organizar el puesto de trabajo, requisito indispensable para poder estandarizar los procesos que allí discurren. En este sentido, las 5S son también el primer paso para implementar elementos de control visual, que serán de utilidad para ver cómo debería hacerse el trabajo, y si su evolución se desvía del estándar. Por otro lado, Taichi Ono solía decir que “todo debería de estar limpio para que pudieras ver los problemas”, por lo que la limpieza y la detección de problemas es otro elemento fundamental en las 5S. Finalmente, las 5S es también una oportunidad para empezar a trabajar en equipo e implicar a todos sus miembros en la mejora continua.
A modo resumen, las 5S sirven para:
- Empezar a trabajar en equipo.
- Empezar a preguntarse el porqué de las cosas.
- Crear los primeros estándares mediante el control visual de los procesos que se llevan a cabo.
- Ver los problemas que puedan surgir.
- Buscar el compromiso del equipo para sostener el método.
¿En qué etapa del Lean se deben implementar?
El método de las 5S es de las primeras herramientas a implementar en un proceso dónde se quiere aplicar el Lean, siendo además una prueba definitiva que, en caso de no superarse, aconseja la no continuación con la implementación de la filosofía Lean.
¿Qué hace falta?
- Trabajo en equipo: El equipo que tiene que implementar las 5S son las personas que utilizan el lugar de trabajo.
- Espíritu de mejora: los miembros del equipo tendrán que empezar a preguntarse el porqué de las cosas para mejorar.
- Compromiso y disciplina, para seguir los estándares y procedimientos que se creen
- Soporte de dirección, mediante la facilitación de las herramientas necesarias, y sobre todo involucrándose en la auditoría del cumplimiento del 5S.
Etapas
Las etapas de las 5S son las siguientes:
- Seiri (Clasificar)
- Seiton (Ordenar)
- Seisu (Limpiar e inspeccionar)
- Seiketsu (Estandarizar)
- Shitsuke (Sostener)
A continuación se entra más en detalle en cada etapa:
Seiri
Seiri consiste en decidir cuáles elementos son necesarios para nuestro trabajo, es decir, si se utilizan a diario, semanal o mensualmente, separándolos de los que no lo son.
Los objetos innecesarios se eliminarán del lugar de trabajo. En caso de duda, los ítems se identificarán con una tarjeta roja para poder evaluarlos posteriormente. Se puede crear también una zona roja para dejar este tipo de artículos.
Seiton
En Seiton se asigna un sitio a todos los objetos que estén al alcance del operario, más o menos lejos en función de su uso y utilidad.
Para saber si la ubicación de un elemento u otro es correcta podemos llevar a cabo la regla del Tiranosaurus Rex, que se aplica preguntándose si dicho animal -voluminoso y con brazos pequeños- podría trabajar adecuadamente, accediendo sin problemas a todas las herramientas y materiales, des de su ubicación prevista. Si no es así, la ubicación del elemento es incorrecta.
En Seiton se definirá exactamente:
- Dónde se ubica el elemento
- En qué cantidad (stock máximo y mínimo si es necesario).
Seiso
Seiso consiste en limpiar el lugar de trabajo y aplicar soluciones para que este no se ensucie con tanta facilidad. Una vez se ha hecho la limpieza propiamente dicha, pueden llevarse a cabo acciones tan sencillas como:
- Eliminar las puertas de los armarios, para que no sean focos de suciedad.
- Inclinar un poco la mesa, para evitar dejarse allí bolis, hojas, etc.
- Retirar las mesas, armarios, estanterías que no sean necesarias, para evitar que se llenen de objetos.
Las acciones anteriores tienen como finalidad aplicar el lema “La mejor limpieza es la que no ensucia”.
Seiketsu
En Seiketsu se marca la ubicación y cantidad a disponer de los distintos elementos, para que no haya dudas sobre dónde colocarlos, por lo que resulta ser una primera etapa de estandarización en la que se aplican también acciones para la mejora de la Gestión Visual del lugar de trabajo, y así tener información sobre cómo tenemos que colocar las cosas. En resumidas cuentas, tenemos que conseguir que el lugar de trabajo nos “hable”, por lo que hay que tomar las acciones pertinentes para responder a la pregunta: ¿Qué tengo que hacer para asegurar que el día de mañana se mantendrá el orden?
Shitsuke
El objetivo de Shitsuke es sostener en el tiempo las acciones llevadas a cabo en las etapas anteriores, para evitar que se vuelva al estado inicial de suciedad y caos, siendo por consiguiente absolutamente necesario el compromiso de todos los trabajadores. En consecuencia, se creará una instrucción de trabajo estándar en la que se definirán las tareas que deberán realizar las personas relacionadas con el lugar de trabajo, para aplicar el Seiri, Seiton y Seiso periódicamente, evitando así que las cosas queden permanentemente fuera de sitio. Una orientación de tiempo podría ser:
- Oficinas: 1 vez por semana
- Zona comercial: 1 vez al día
- Industria: 1 vez al día.
Según Jeffrey K. Liker en el libro Las Claves del éxito de Toyota, los programas de 5S que se sostienen más en el tiempo son los que se auditan periódicamente, a ser posible por cargos de responsabilidad de la misma empresa que con la ayuda de un checklist de los puntos básicos comprueban que todas las “S” se están cumpliendo. En algunas plantas de Toyota, los mismos directores son los encargados de hacer la auditoría, premiando de forma simbólica al mejor equipo -por ejemplo, con una escoba dorada-. En las plantas Lean avanzadas, los mismos equipos de trabajo auditan sus áreas semanal o diariamente, y posteriormente los directores hacen inspecciones aleatorias.
Ejemplos de la aplicación de las 5S en oficina (Lean Office)
Ejemplos de la aplicación de las 5S en taller
