Com aplicar les 5S a qualsevol lloc
Què són les 5S?
El mètode de les 5S és una eina Lean desenvolupada pels empleats de Toyota, que forma part del TPS (Toyota Production System), que al seu torn és l’origen del mètode Lean.
Per a què serveixen?
El mètode de les 5S serveix per organitzar el lloc de treball, requisit indispensable per poder estandarditzar els processos que s’hi executen. En aquest sentit, les 5S són també el primer pas per a implementar elements de control visual al lloc de treball, que seran d’utilitat per saber com s’està executant la feina, i si la seva evolució es desvia o no de l’estàndard. D’altra banda, Taichi Ono solia dir que “tot ha d’estar net perquè puguis veure els problemes”, de forma que la neteja i detecció de problemes és un altre element fonamental en les 5S. Finalment, les 5S és també una oportunitat per a començar a treballar en equip i implicar a tots els seus membres en la contínua millora.
En resum, les 5S serveixen per:
- Començar a treballar en equip.
- Començar a preguntar-se el per què les coses.
- Crear els primers estàndards mitjançant el control visual dels processos que es duen a terme.
- Veure els problemes que puguin sorgir.
- Buscar el compromís de l’equip per sostenir el mètode.
En quina etapa del Lean s’han d’aplicar les 5S?
El mètode de les 5S és una de les primeres eines a implementar en un procés on es vol aplicar el Lean, essent també una prova definitiva que, si no s’assoleix, aconsella no continuar amb l’execució de la metodologia Lean.
Què fa falta?
- Treball en equip: l’equip que ha d’implementar les 5S són les persones que utilitzen el lloc de treball.
- Esperit de millora: els membres de l’equip hauran de començar a preguntar-se el per què les coses per a poder millorar.
- El compromís i la disciplina, per a seguir els estàndards i els procediments que es creen
- Suport de la direcció, facilitant les eines necessàries i, sobretot, implicant-se en l’auditoria del compliment de les 5S.
Etapes
Les etapes de les 5S són les següents:
- Seiri (classificar)
- Seiton (ordre)
- Seisu (netejar i inspeccionar)
- Seiketsu (estandarditzar)
- Shitsuke (sostenir)
A continuació s’entra més en detall en cadascuna de les etapes:
Seiri
Seiri consisteix en decidir quins elements són necessaris pel nostre treball, és a dir, si s’utilitzen diàriament, setmanalment o mensualment, separant-los d’aquells que no ho són.
Els objectes innecessaris s’eliminaran del lloc de treball. En cas de dubte, els articles s’identificaran amb una targeta vermella per a poder avaluar-los posteriorment. També es pot crear una zona vermella per deixar aquests elements.
Seiton
A Seiton s’assigna un lloc a tots els objectes per a que estiguin a l’abast del treballador, més o menys lluny en funció del seu ús i utilitat.
Per saber si la ubicació d’un element o un altre és correcta podem dur a terme la regla del Tiranosaurus Rex, que s’aplica preguntant-se si aquest animal -voluminós i amb braços molt curts- podria treballar adequadament, accedint fàcilment a totes les eines i materials, des de la seva ubicació prevista. Si no és així, la ubicació prevista per a l’element és incorrecta.
A Seiton es definirà exactament:
- On es troba l’element
- En quina quantitat (estoc màxim i mínim si cal).
Seiso
Seiso consisteix en fer la neteja del lloc de treball i aplicar solucions per a que no s’embruti tan fàcilment. Una vegada feta la neteja, es poden realitzar accions tan senzilles com:
- Treure les portes dels armaris per a que no siguin un focus de brutícia.
- Inclinar la taula una mica, per a evitar deixar-hi bolígrafs, fulls, etc.
- Treure les taules, armaris, prestatges que no siguin necessaris, per a evitar que s’omplin d’objectes.
Les accions anteriors tenen com a finalitat aplicar el lema “la millor neteja és la que no embruta”.
Seiketsu
A Seiketsu es defineix la ubicació i la quantitat que cal disposar dels diferents elements, de manera que no hi hagi dubte sobre on col·locar-los, per la qual cosa resulta ser una primera etapa d’estandardització en la qual també s’apliquen accions per a la millora de la Gestió Visual del lloc de treball, i així es tindrà informació sobre com s’han de col·locar les coses. En resum, s’ha d’aconseguir que el lloc de treball “parli”, per la qual cosa s’han de prendre les mesures adequades per a poder respondre a la pregunta: què cal fer per assegurar que l’ordre es mantindrà el dia de demà?
Shitsuke
L’objectiu de Shitsuke és mantenir al llarg del temps les accions dutes a terme en les etapes anteriors, evitant així que es torni a l’estat inicial de brutícia i caos, per la qual cosa és absolutament necessari disposar del compromís de tots els treballadors. Per a tal efecte, es crearà una Instrucció de Treball estàndard en la qual es definiran les tasques a realitzar per les diferents persones relacionades amb el lloc de treball, aplicant Seiri, Seiton i Seiso periòdicament, tal i com mostra la següent orientació de temps:
- Oficines: 1 cop a la setmana
- Zona de compres: 1 cop al dia
- Indústria: 1 cop al dia.
Segons Jeffrey K. Liker en el llibre de Las claves del éxito de Toyota, els programes de 5S que s’aconsegueixen sostenir al llarg del temps són auditats regularment, a ser possible per càrrecs de responsabilitat de la mateixa empresa, que amb l’ajuda d’un checklist amb els punts bàsics comproven que totes les “S” s’estiguin complint. És més, en algunes fàbriques de Toyota, els propis directors són els encarregats de fer l’auditoria, premiant simbòlicament el millor equip -per exemple, amb una escombra daurada-. En les Plantes Lean avançades els mateixos equips de treball auditen les seves àrees setmanalment o diàriament, i després els directors fan inspeccions aleatòries.
Exemples de l’aplicació de les 5S a l’oficina (Lean Office)
Exemples de l’aplicació de les 5S al taller
